Enpresaren administrazio prozesua: plangintza, antolakuntza, kudeaketa eta kontrola

1. Administrazio Prozesua

Administrazio-prozesua enpresaren administrazioak enpresaren xedeak eta helburuak lortzeko betetzen dituen funtzioen eta jardueren multzoari esaten zaio.

Jarduera multzo horrek lau funtzio nagusi biltzen ditu: plangintza, antolakuntza, kudeaketa eta kontrola.

Prozesuaren Faseak

Administrazio-prozesuak bi fase nagusi ditu:

Fase Mekanikoa (Alderdi Teorikoa)

Fase honetan zer egin behar den zehazten da, eta bi funtzio edo azpifase ditu:

• Plangintza: Zer egingo den proposatzen du.
• Antolakuntza: Proposatutakoa nola egingo den aztertzen du.

Fase Dinamikoa (Gauzatzea)

Fase honetan, planifikatu eta antolatu dena nola gauzatu behar den zehazten da. Bi funtzio ditu:

• Kudeaketa: Zeren bidez eta nola gauzatuko den erabakitzea.
• Kontrola: Nola gauzatu den zehaztea eta jarraipena egitea.

2. Plangintza Funtzioa

Plangintza helburuak ezarri eta horiek lortzeko estrategiak zehaztea, enpresaren politika finkatzea eta erabakiak hartzeko irizpideak ezartzea da, betiere enpresaren helburuak lortzeko xedez.

Plangintzaren Urratsak

1. Abiapuntuko egoera aztertzea: Enpresaren eta haren inguruko egoera aztertzea.
2. Helburuak zehaztea: Horretarako aukerak zehaztu.
3. Aukerak aztertzea: Aukera bakoitzaren indarrak eta ahuleziak aztertu, kostuen eta arriskuen azterketa eginez, beharretara ondoen egokitzen dena aukeratzeko.
4. Desbideratzeak kontrolatu eta zehaztu: Funtzionatzen ez duten gauzak bideratu eta kontrolatu.

Helburuak ezartzeko irizpideak

• Enpresarekiko helburu errealistak izan behar dira.
• Lehentasunak jarri helburuen eta azpihelburuen artean, alternatiba onena aukeratzeko eta aukera-kostu hoberena hartzeko.
• Helburuak ahalik eta ustekabe gutxien izanda lortu behar dira, kostu txikiena lortuz.

2.1 Plangintzaren Sailkapena

Plangintza hainbat irizpideren arabera sailka daiteke:

Garrantziaren eta Zabaltasunaren arabera

Xedea:

Plangintzaren abiapuntuak dira.

Helburuak:

Enpresak epe baterako lortu nahi duena; testuingurua aztertuz eta enpresaren xedea gogoan izanda.

Estrategiak:

Helburuak lortzeko egiten diren jarduerak.

Politika:

Enpresak dituen oinarrizko printzipioak dira.

Prozedurak:

Ekintza bat aurrera eramateko jarraitu behar diren urratsak.

Arauak:

Zer egin eta zer ez adierazten duena, zorrotza izaten da.

Aurrekontuak:

Plan kuantifikatuak dira, idatzizko planak zenbakizko adierazpena ematen dute. Plan zehatzuek zenbat diru beharko den aurreikusten dute, lehentasuna emateko ere balio du.

Denboraren arabera

• Epe luzea: Bost urtetik gorako epeak, aurreikusteko plana.
• Epe ertainerako: Urte batetik gora baina bost urtetik behera.
• Epe laburrerako: Ekitaldi ekonomiko batean egiten diren planak (urtebetekoak).

Funtzionaltasunaren arabera

• Merkaturatze-arloa: Zerbait ekoitzi aurretik eta ondoren egin behar den plana.
• Ekoizpen-arloa: Ekoizpen-sistemari dagokion guztia.
• Inbertsio eta finantza-arloa: Enpresaren funtzionamendurako behar diren funtsak.
• Giza baliabideen arloa: Giza faktoreari dagokion guztia.

3. Antolakuntza Funtzioa

Plangintza egin ondoren, antolakuntza planifikatuko dugu, lanaren zereginak eraginkortasunez banatuz. Horretarako, alderdi hauek hartu behar dira kontuan:

1. Antolakuntza-mailak zehaztea, aginteen hierarkia eta enpresaren zereginak nork kontrolatu eta garatu behar dituen.
2. Pertsona bakoitzak bere funtzioa edo helburua argia eta zehatza izatea.
3. Aginte- eta erantzukizun-kanala ongi jakitea (zer egin behar duten eta norentzat).
4. Komunikazio-bidea arlo guztietan ezartzea (enpresen artean, sailen artean, etab.).

3.1 Lanaren Antolakuntza eta Banaketa

Lanaren Antolakuntza

Enpresaren esku dauden baliabide guztiak koordinatzea xede duten arau-multzo bat da. Lanaren helburua aurrez ezarritako helburuak lortzea da, ahalik eta kostu eta ahalegin txikienarekin.

Lanaren Banaketa

Ondasun edo zerbitzu bat ekoizteko egin behar den lanaren zeregin-kopurua hartzen da abiapuntu. Zeregin horiek zeregin bakoitzean espezializatutako langileek egin behar dituzte, lanaren eraginkortasun handiagoa lortzeko.

3.2 Antolakuntza Formala eta Informala

Antolakuntza Formala

Antolakuntza formala enpresaren asmoen egitura bat da, ongi definituta eta zehaztuta. Enpresak bere elementuetako bakoitza lekurik egokienean kokatzeko helburua du. Erakundeak ondo funtzionatzeko ezinbestekoa da pertsonek haien funtzioak eta erantzukizunak ongi jakitea. Aginteak garbi zehaztuta egon behar dira.

Sailen araberako banaketa

• Funtzioen arabera: Bakoitza zer sailetan dagoen espezializatuta.
• Geografia-eremuen arabera: Puntu geografikoen ezagutzaren arabera modu batera edo bestera jokatzea.
• Produktuen arabera: Enpresa bi sailetan espezializatzen bada, bietan ona den bat hartzea.
• Prozesuen arabera: Ekoizpen-katearen arabera antolatzea.

Antolakuntza Informala

Enpresa osatzen duten kideen arteko harreman pertsonal eta sozialetatik sortutako antolakuntza da, enpresa-zuzendaritzak aurrez zehaztu ez duena.

• Erakundeko kideen artean organigramatik kanpo sortzen diren harreman naturalak.
• Ustekabeko liderrak agertzea, enpresarekin loturarik ez duten gaietan.
• Enpresan arazoak izatea, eta, horren ondorioz, aldarrikapenak egin behar izatea.
• Askotan hutsuneak daude, ez dago argi zer egin behar den.

3.3 Komunikazioa eta Harremanak

Komunikazio Bertikala

• Gorako komunikazioa: Langileetatik zuzendaritzara doan mezua. Langileen helburua da zuzendariak haien arazoen berri izatea.
• Beherako komunikazioa: Zuzendariek ematen diote hasiera eta langileek jasotzen dute mezua. Langileek enpresaren helburuak jakitea da xedea.

Komunikazio Horizontala

Hierarkia-maila bereko pertsonen artean sortzen den komunikazioa da, nahiz eta sail desberdinetakoak izan.

Harreman Motak

Enpresaren elementuen arteko harremanei dagokienez, zenbait modu daude:

• Harreman lineala: Aginduen arteko lotura zuzena.
• Staff harremanak: Espezialisten aholkuak entzuten dira.
• Harreman funtzionala: Beren espezialitatearekin lotutako gai guztietan agintea eta erantzukizuna duten espezialisten multzoa da.

3.4 Antolakuntza Egituraren Ereduak eta Organigramak

Egitura Lineala eta Aholkularitza (Staff) Eredua

Egitura nagusia hierarkikoa da, eta aholkularitza-sailek sostengua ematen diote. Sailek lagundu eta aholkuak ematen dituzte, baina ez dute aginterik.

Abantailak: Bakoitzak zuzendari bakar batengandik jasotzen ditu aginduak, eta besteen eragozpenak konpontzen ditu.

Eragozpenak: Erabakiak motelago hartzen dira, langileek haien artean arazoak izan ditzakete.

Matrize Eredua

Bi antolakuntza-eredu konbinatzen ditu: funtzioak eta proiektuak egiteko egiturak.

Erabakiak hartzerakoan denbora mugatua dago, proiektua martxan jartzeko duen epearen arabera.

Abantailak: Antolakuntza malgua, ohiko egiturari eustea.

Eragozpenak: Proiektuaren parte diren guztiak koordinatu behar dira proiektua aurrera eramateko.

Organigrama

Enpresaren antolakuntza-egituraren adierazpen grafiko sintetikoa eta sinplifikatua da, enpresaren ezaugarri nagusiak azaltzen dituena.

Organigramek baldintza hauek bete behar dituzte:

1. Enpresa osatzen duten elementuak bereiztea.
2. Aginte-mailak eta estatusak bereiztea.
3. Ulerterraza izatea.
4. Ezinbesteko elementuak bakarrik hartzea.

Organigrama Motak (Egituraren arabera)

• Organigrama bertikala: Karguaren garrantziaren arabera maila batean edo bestean jartzen da.
• Organigrama horizontala: Bertikalaren elementu berdinak ditu, baina komunikazioa horizontalki adierazten da.
• Organigrama erradiala: Ikusizko inpaktua du, eta zuzendaritza-maila altuena nabarmentzeko da.
• Dibisioetan antolatutako enpresen organigramak.

Sailkapena Xedearen arabera

• Informazio-organigrama: Enpresaren informazio orokorra ematen du; beraz, unitate handiak bakarrik agertzen dira.
• Azterketa-organigrama: Antolakuntza-egitura osoa agertzen da, zehetasun osoz.

Sailkapena Hedaduraren arabera

• Organigrama orokorra: Sail guztiak agertzen dira.
• Organigrama xehatuak: Sail jakin baten antolakuntzari buruzko informazioa ematen du.

Sailkapena Edukiaren arabera

• Egiturazko organigrama: Enpresaren unitateak eta haien arteko harremanak.
• Langileen organigrama: Unitateetan lan egiten duten pertsonak.
• Organigrama funtzionala: Unitate bakoitza nola antolatuta dagoen adierazten du.

4. Kudeaketa edo Zuzendaritza Funtzioa

Kudeaketa funtzioak planifikatu eta antolatu dena gauzatzea du helburu, langileak motibatuz eta zuzenduz.

Zuzendaritza Mailak

Zuzendaritza hiru mailatan banatzen da:

Goi Zuzendaritza

Piramidearen lekurik garaienean dago. Epe luzerako plangintza daukate, eta haien ardura da helburuak betetzea.

Erdi-mailako Zuzendaritza

Plangintza orokorra gauzatzeaz eta kontrolatzeaz arduratzen da. Goi-zuzendaritzakoek baino plan zehatzagoak dituzte.

Behe-mailako Zuzendaritza (Kudeaketa Maila)

Behe-maila da. Planak gauzatzearen erantzukizun zuzena dute. Zuzendari horiek esaten diete langileei zer egin behar duten.

4.1 Zuzendariaren Funtzioak eta Lidergoa

Lidergoa

Lidergoa pertsona batek, gogo biziz eta berak nahi duelako, beste batzuengan eragiteko eta haiek helburu jakin batzuk lortzera animatzeko edo motibatzeko duen gaitasunari eta trebetasunari esaten zaio.

Zuzendariaren Zereginak

• Helburuak lortzeko eman behar diren urrats guztien sailkapena.
• Ardurapean dituen langileei zeregin horien berri ematea.
• Langileei jarraibideak ematea, zereginak, metodoak eta prozedura zuzenak erabiliz.
• Lan-egoera ona sortzea, langileak motibatuta egoteko.

Lidergo Mota Nagusiak

• Lidergo autoritarioa: Langileek parte hartu gabe hartzen ditu erabakiak.
• Lidergo demokratikoa: Haren kideei entzungo die eta planteatutakoa egiten saiatuko da.
• Lidergo liberala: Erabaki kolektiboak dira; zuzendariak ez du parte hartzen.

5. Kontrol Funtzioa

Kontrol funtzioak planeatutakoa zehatz-mehatz jarraitzea eta lortzea du helburu, planteatutako jarduera guztiak gauzatu direla ziurtatuz.

Desbideratzeak Zuzentzea

Kontrolak desbideratzeak zuzentzen ditu. Desbideratzeak gerta daitezke arrazoi hauengatik:

• Planak ez direlako bete aurreikusi bezala, dela antolamendu ez-egokia, dela baliabideen errentagarritasun txikia.
• Planak ez zirelako egokiak eta ezarri ziren helburuak guztiz lortezinak zirelako.

Kontrol Teknikak

Auditoria

Auditoriak enpresaren plangintza aztertzen du (kontabilitatea, finantzak, etab.), baita enpresaren baliabideen edo kudeaketa orokorraren errentagarritasunari dagokiona ere.

Barne Auditoria:

Kontrol-mekanismoa enpresaren barruan egiten da.

Kanpo Auditoria:

Kontrol-mekanismoa enpresaren parte ez diren pertsonek egiten dute.

Auditoria Motak

• Kontuen auditoria: Enpresaren finantza-egoera aztertzen du.
• Auditoria operatiboa: Enpresak helburuetarako, politiketarako edo plangintzarako zer egitura orokor duen aztertzen du.
• Ekoauditoria: Hondakinen kudeaketa eta ingurumen-gastua aztertzen ditu.

Aurrekontuaren Kontrola

Plangintzan adierazitako zenbatekoak betetzen direla kontrolatzea da.

Estatistika

Arazo bat egotean, historiako datuak aztertzeko, ondorioak ateratzeko eta iragarpenak egiteko aukera ematen du (aurreko urteetako datuak edo sektoreko beste datu batzuk erabiliz).